Comment organiser un séminaire ?

Bonjour à tous.

J’ai eu la chance au cours de ma carrière de pouvoir organiser plusieurs séminaires pour des entreprises. La première fois que l’on m’a demandé cela, je dois avouer que j’étais un petit peu paniqué. Organiser un séminaire pour 200 personnes, à l’âge de 23 ans, c’était pour moi un challenge de taille. Je me souviens qu’a l’époque j’avais organisé cela au Grand Hôtel des Sablettes, un hôtel 4 étoiles Curio by Hilton que vous pouvez retrouver directement ici ! C’était un lieu de séminaire hors-norme, avec 3 salles de réunion, une immense salle à manger en bord de mer, avec terrasse et piscine ! Je me souviens qu’il pouvait accueillir jusqu’à 350 personnes. l’hôtel du groupe Les Maisons Lelièvre est situé non loin de Bandol, et du circuit du Castellet, j’avais même organisé une sortie au stade Mayol pour aller voir jouer le Racing Club de Toulon ! Depuis j’ai organisé d’autres séminaires, dans cet établissement et d’autres.

Conférence

Les clés d’un séminaire réussi :

Pour bien réussir son séminaire, il faut régler quelques petits détails auparavant. Tout d’abord, il faut que vous soyez au fait du budget qu’il vous a été – ou que vous vous êtes – alloué. J’ai eu une fois la mauvaise surprise de ne pas avoir de budget annoncé, et de devoir modifier au derniers moments les détails du séminaire. Je ne vous le souhaite pas du tout ! Il faut aussi vous adapter au nombre de personnes qui seront présentes lors de votre séminaire. N’allez pas louer le Stade de France pour votre PME, choisissez un lieu de taille adéquate. Pensez aussi à la sécurité des employés. Vous aurez beau être passionné par le saut à l’élastique, si la moitié des personnes présentes font une crise de panique, vous seriez bien embêtés ! Définissez aussi les objectifs de votre séminaire, et prévoyez des plages horaires plus larges que la durée réelle des activités / conférences / réunion. Les principaux intéréssés sont souvent en retard, ou discutent à l’entrée de la salle. Parfois des intervenants ou des conférenciers ont des horaires à respecter, et décaler le planning de toute la journée n’est pas envisageable. Pensez aussi à bien considérer tous les profils, en fonction de leur âge, de leur genre, de leurs éventuels handicaps. Listez toutes les problématiques que vous pourriez rencontrer, et choisissez un lieu en conséquence, accessible, et des activités où tout le monde peut participer. Il n’y a rien de pire que de se sentir exclu !

Essayez de garder toutes ces choses en tête lors de l’organisation de votre séminaire, et soyez inventifs, pour que votre événement reste mémorable !